Hargo.co.id, GORONTALO – Digitalisasi administrasi pemerintahan tidak berhenti pada penggunaan aplikasi. Ketepatan aparatur dalam mencatat, memproses hingga mengarsipkan setiap naskah dinas menjadi bagian penting yang ikut menentukan tertibnya tata kelola pemerintahan.
Hal inilah yang menjadi perhatian Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Arpus) Provinsi Gorontalo melalui pendampingan penggunaan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) bagi pencatat surat di lingkungan perangkat daerah.
Pendampingan yang dimulai Senin (31/8/2026) dan berlangsung hingga 11 September 2026 itu difokuskan pada peningkatan keterampilan aparatur dalam mengelola persuratan secara elektronik.
Kepala Dinas Arpus Provinsi Gorontalo, Ridwan Hemeto, mengatakan penerapan SRIKANDI membutuhkan lebih dari sekadar kesiapan sistem. Aparatur yang menjadi pelaksana juga harus memahami setiap tahapan pengelolaan naskah dinas.
“Pencatat surat memiliki posisi strategis dalam memastikan setiap naskah dinas tercatat, terkelola, dan diproses sesuai ketentuan,” kata Ridwan, Senin (31/8/2026).
Menurutnya, pencatat surat merupakan pintu awal dalam pengelolaan persuratan. Surat masuk maupun surat keluar harus diregistrasi dengan benar agar proses administrasi hingga penyimpanan arsip dapat berjalan sesuai alur.
Untuk itu, pendampingan tidak dirancang sebatas penyampaian materi. Peserta langsung mempraktikkan penggunaan akun SRIKANDI masing-masing agar pengetahuan yang diperoleh dapat segera diterapkan dalam pekerjaan.
Sejumlah tahapan persuratan menjadi materi utama, mulai dari registrasi naskah masuk dan keluar, pengaturan penomoran otomatis, pembuatan naskah dinas, pengiriman, verifikasi hingga proses penandatanganan secara elektronik.
Ridwan berharap peningkatan kapasitas tersebut melahirkan aparatur yang tidak hanya mampu mengoperasikan SRIKANDI, tetapi juga dapat menjadi penggerak penerapannya di masing-masing perangkat daerah, UPTD maupun satuan pendidikan.
“Targetnya bukan hanya bisa menggunakan aplikasi, tetapi memahami prosesnya sehingga penerapan SRIKANDI benar-benar mendukung tertib administrasi dan kearsipan,” ujarnya.
Kepala Bidang Kearsipan Dinas Arpus Provinsi Gorontalo, Syahrudin Porindo, menambahkan bahwa
pencatat surat merupakan salah satu titik penting dalam rantai pengelolaan naskah dinas dan arsip dinamis.
Kesalahan pada tahap awal pencatatan, kata dia, berpotensi memengaruhi proses pengelolaan arsip pada tahapan berikutnya.
“Yang lebih penting adalah memastikan proses persuratan dilaksanakan secara tertib, konsisten, sesuai alur, dan menghasilkan arsip yang autentik, terpercaya serta mudah ditelusuri,” jelas Syahrudin.
Ia menilai, transformasi digital dalam persuratan harus berjalan beriringan dengan penguatan prinsip-prinsip kearsipan. Dengan begitu, digitalisasi tidak sekadar memindahkan pekerjaan administrasi dari dokumen fisik ke aplikasi.
Penguatan kompetensi pencatat surat diharapkan membuat penggunaan SRIKANDI semakin konsisten dalam aktivitas pemerintahan. Sistem tersebut sekaligus menjadi instrumen untuk membangun administrasi yang lebih modern, efisien dan mudah ditelusuri.
Langkah itu juga diarahkan untuk mendukung penguatan birokrasi yang adaptif serta peningkatan kualitas pelayanan publik di lingkungan Pemerintah Provinsi Gorontalo di bawah kepemimpinan Gubernur Gusnar Ismail dan Wakil Gubernur Idah Syahidah Rusli Habibie. (Diyanti)
